Cómo mejorar la productividad con software en la nube

Asesor Profesional Certificado de QuickBooks en Houston

El mundo empresarial se transforma continuamente a medida que aparecen nuevas tecnologías digitales. El efectivo ya no es el rey. Sin embargo, todavía hay muchas pequeñas empresas que aún no se han digitalizado; la tecnología es comprensiblemente abrumadora, por lo que implementarla puede ser un verdadero desafío. En este artículo, nuestro objetivo es mostrar cómo verá la mejora de la productividad en su negocio al aprovechar la tecnología, en forma de software de contabilidad en la nube.

Si todavía está esperando para subirse al tren de la computación en la nube, no se preocupe, no está solo. Muchas pequeñas empresas todavía utilizan métodos ineficaces y que requieren mucho tiempo para administrar sus finanzas. De hecho, según una encuesta reciente de FSN en Accounting Today , incluso las grandes corporaciones con cientos de empleados todavía usan hojas de cálculo. Y el 43% de los participantes de la encuesta no sabía cuántas hojas de cálculo de Excel estaban en uso en su empresa. Además, " más de la mitad dedica demasiado tiempo a comprobar manualmente los números cada vez que se realiza un cambio ". Entonces, sí, las hojas de cálculo aún pueden ayudarlo a administrar sus libros, pero una de las mayores desventajas de estos métodos es que su empresa esencialmente no tiene una visión adecuada de su rendimiento general.

Métodos contables tradicionales vs modernos

Sin duda, estamos realmente en medio de una revolución digital. Y las pequeñas empresas que han adoptado rápidamente un software de contabilidad basado en la nube como QuickBooks, ya están viendo los beneficios. La mayor desventaja de utilizar métodos tradicionales como las hojas de cálculo es que corre el riesgo de errores y pérdida de datos, así como de una menor productividad.

Ahora estamos seguros de que sabe que la productividad es una de las claves del éxito en cualquier nicho empresarial. Entonces, esto plantea la pregunta de por qué seguimos utilizando métodos contables que consumen mucho tiempo. A pesar de que la forma en que administra sus libros depende completamente de usted, siempre que sea legítima y legal, ¿no preferiría tener más tiempo para concentrarse en su negocio?

El software de contabilidad en la nube ofrece a las pequeñas empresas la oportunidad de mejorar su productividad general. Brinda a los dueños de negocios una imagen mucho más clara y completa de sus finanzas.

De hecho, muchas empresas europeas y británicas ya operan en la nube. Por ejemplo, la Encuesta sobre el estado de la nube de 2017 de RightScale encontró que el 79% de las empresas operan utilizando software basado en la nube. Y entre las PYME participantes, esta cifra se eleva al 83%.

A pesar de que su elección de sistema de contabilidad es suya y solo suya, eche un vistazo más de cerca. Si tiene dificultades para comprender sus finanzas o su contador le pide información que no se puede rastrear fácilmente, ¿por qué no buscar un sistema más productivo?

Los tres principales beneficios del software de contabilidad en la nube para pequeñas empresas

Nos gustaría comenzar diciendo que el software de contabilidad en la nube puede obtener muchos beneficios para las pequeñas empresas. De hecho, muchas pymes que ya han aprovechado las tecnologías basadas en la nube están casi superando a sus competidores más grandes. ¿Por qué? Bueno, lo mejor de la tecnología basada en la nube es que es rentable.

Quizás ya haya comenzado a adoptar la tecnología en la nube y desee expandir para administrar mejor sus finanzas. O quizás esté considerando la contabilidad en la nube para evitar errores evitables. Independientemente de por qué está en su radar, hemos enumerado nuestras tres razones principales para adoptarlo.

Uno: tiempo

El tiempo es dinero . Dirigir una empresa significa que depende de cada minuto del día laboral. Ahora, uno de los primeros beneficios de la contabilidad en la nube es que puede ganar tiempo para usted (y sus empleados, si los tiene). Hay muchas excelentes soluciones de contabilidad basadas en la nube disponibles. Sin embargo, en nuestra opinión, QuickBooks se destaca como el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas.

Otro gran ahorro de tiempo son los sistemas integrados de notificación y facturación. Con la contabilidad en la nube, todo se trata de una fácil integración y uso compartido, para que pueda compartir información con quien elija. Puede generar su declaración de IVA con un par de clics y enviarla a su contador en línea o directamente a HMRC.

Estamos seguros de que si, de lo contrario, almacena sus facturas y recibos en una caja de zapatos, encontrará que sus impuestos y la gestión financiera general han mejorado enormemente. Como dijimos, el tiempo es dinero , por lo que al implementar soluciones de contabilidad basadas en la nube, no tendrá que perder el tiempo buscando documentos y hojas de cálculo que falten. Todo está almacenado en la nube en un solo lugar.

La precisión es clave cuando se trata de sus libros y finanzas comerciales. Con los registros en papel, existe una mayor probabilidad de ingresar datos incorrectamente o incluso de duplicarlos. Lo que desperdicia tiempo y reduce la productividad. Por lo tanto, estamos seguros de que comenzará a ver los beneficios una vez que haya integrado y cargado completamente sus datos en la nube.

Dos: rentable

Puede resultar una sorpresa, pero la inversión inicial no es exorbitante. Entonces, si usa un contador, ya sea en persona o en línea, no lo abandone. La mayoría de los contables pueden aconsejarle qué software de contabilidad es mejor para usted y sus necesidades comerciales. Pero si decide tomar la propiedad exclusiva de sus libros, muchas soluciones en la nube ofrecen pruebas.

Esencialmente, las soluciones de contabilidad basadas en la nube son más rentables porque solo requieren una inversión inicial baja. Y algunos proveedores ofrecen opciones de pago mensual, trimestral, semestral o anual. Sumado a esto, las actualizaciones de software y las actualizaciones se realizan automáticamente, por lo que ahorrará en costos de TI.

Lo que significa que podrá ahorrar dinero que puede invertir en el desarrollo de su negocio .

Tres: precisión

El beneficio número tres es la precisión. Con los métodos de contabilidad tradicionales, está limitado en términos de hasta dónde puede seguir el crecimiento de su negocio. Pero con las soluciones de contabilidad en la nube como QuickBooks, que están diseñadas específicamente para mejorar la productividad, obtiene una imagen mucho más precisa de su negocio.

Esta es la razón por la que recomendamos QuickBooks. Por ejemplo, puede personalizar el panel para programar informes financieros que se le enviarán automáticamente todos los meses. También puede monitorear los KPI comerciales a través del sistema de informes integrado.

Dado que tiene una imagen más precisa de sus finanzas, también puede mejorar su flujo de caja. ¿Cómo? Bueno, QuickBooks te permite configurar "reglas" automáticas. Estas reglas se pueden utilizar para buscar facturas pendientes o cualquier deuda. También pronto descubrirá que dedica menos tiempo a buscar información para su contador o las partes interesadas. Básicamente, todos sus datos están bajo un mismo techo (o en este caso, en la nube).

Entonces, en general, tendrá una imagen mucho más precisa de la salud financiera de su empresa.

Mejora de la productividad

Con el riesgo de parecer presuntuoso, estamos seguros de que a muchos de ustedes no les gusta la parte contable de su negocio. Ahora, como sabe, es inevitable si quiere que su éxito continúe. Si está utilizando métodos basados ​​en papel o de hoja de cálculo, puede ser porque es "lo que sabe" o es "cómo siempre ha operado". Esta no es la única forma: las soluciones de contabilidad en la nube simplifican todo el proceso para usted.

Si utiliza métodos tradicionales, usted y sus empleados a menudo tendrán que trabajar desde varios sistemas o documentos. Cuando un sistema como este comienza a volverse tedioso, tendrá un impacto en la moral. Afortunadamente, el software de contabilidad basado en la nube erradica este problema y, al mismo tiempo, garantiza que sus datos estén seguros.

Entonces, si desea volverse súper eficiente y superar a sus competidores, entonces la tecnología en la nube como QuickBooks realmente puede ponerlo en el camino. Aquí hay solo un ejemplo: integración. QuickBooks lo ayuda a integrarse sin problemas con sus sistemas CRM. Esto significa que si una venta se concreta, puede generar y enviar automáticamente la factura a su cliente. Configurar integraciones de aplicaciones en las cuentas de QuickBooks de nuestros clientes es una de las muchas formas en que nosotros y muchos otros contadores de QuickBooks ayudamos a nuestros clientes a ejecutar negocios eficientes e integrados.

En general, el software de contabilidad como QuickBooks le permite a usted y a su equipo aprovechar su tiempo y dinero de manera más efectiva. Para que pueda ser productivo y concentrarse en las tareas más importantes.

Fuente: quickbooks

Alfredo Gaxiola ha trabajado en numerosos casos de problemas relacionados con el IRS y se ha establecido exitosamente con este mismo para liberar embargos sobre casas, cuentas bancarias y salarios y, en caso necesario, para establecer un plan de pago en cuotas que no sea una carga para el cliente. Ha dirigido apelaciones ante el Tribunal Fiscal de los EE.UU. y ha obtenido resoluciones favorables en la reducción de la deuda tributaria de sus clientes. El Sr. Gaxiola se desempeñó como Tesorero de la Cámara de Empresarios Latinos, una de las mayores y más sólidas organizaciones de hispanos en la ciudad de Houston. Además, ha dirigido seminarios financieros y contables para el "Houston Small Business Development Corporation".

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