Cumbre de seguridad insta a profesionales de impuestos a orientar a sus empleados acerca de seguridad de datos

Representación del IRS en Houston

El IRS y sus socios de la Cumbre de Seguridad pidieron a los profesionales de impuestos que intensifiquen la educación de seguridad para todos sus empleados, incluidos ellos mismos, para mejor proteger los datos de los contribuyentes y ayudar a prevenir declaraciones de impuestos fraudulentas.

La advertencia del IRS, las agencias tributarias estatales y la industria tributaria de la nación resulta de un aumento este año en informes de robos de datos por parte de profesionales de impuestos. Los socios de la Cumbre de Seguridad les recuerdan a los profesionales que los datos de sus clientes y sus negocios son tan seguros como su empleado menos informado.

Todos los preparadores profesionales de declaraciones de impuestos deben cumplir con la "Regla de Protecciones" establecida por la Ley Gramm-Leach-Bliley de 1999 y administrada por la Comisión Federal de Comercio. La FTC establece una serie de áreas sugeridas para abordar, y que incluye el adiestramiento de los empleados. La FTC sugiere seguir esta lista y el IRS ha agregado algunas actualizaciones específicamente para los profesionales de impuestos:

• Verificar las referencias o los antecedentes antes de contratar empleados que tendrán acceso a la información del cliente.
• Pedir a cada empleado nuevo que firme un acuerdo para seguir los estándares de confidencialidad y seguridad de su empresa para manejar la información del cliente.
• Limitar el acceso a la información del cliente a los empleados que tienen un motivo comercial para verla. Por ejemplo, brindar a los empleados que responden a preguntas de los clientes acceso a los archivos de los clientes, pero solo en la medida en que lo necesiten para hacer su trabajo.
• Controlar el acceso a la información confidencial al requerir que los empleados usen contraseñas "fuertes" que deben cambiarse regularmente. (Las contraseñas difíciles de descifrar requieren el uso de al menos seis caracteres, letras mayúsculas y minúsculas, y una combinación de letras, números y símbolos.) (Sugerencia del IRS: las contraseñas deben tener un mínimo de ocho caracteres).
• Usar protectores de pantalla activados con contraseña para bloquear las computadoras de los empleados después de un período de inactividad.
• Desarrollar políticas para el uso apropiado y la protección de computadoras portátiles, asistentes digitales personales, teléfonos celulares u otros dispositivos móviles. Por ejemplo, asegurarse de que los empleados guarden estos dispositivos en un lugar seguro cuando no estén en uso. Además, tener en cuenta que la información del cliente en archivos cifrados estará mejor protegida en caso de robo de dicho dispositivo.
  
  • Adiestrar a los empleados para que tomen medidas básicas para mantener la seguridad, confidencialidad e integridad de la información del cliente, que incluye:
  • Asegurar salones y archivadores donde se guardan los archivos;
  • No compartir o publicar abiertamente las contraseñas de los empleados en las áreas de trabajo;
  • Cifrar información confidencial del cliente cuando se transmite electrónicamente a través de redes públicas;
  • Referir llamadas u otras solicitudes de información del cliente a personas designadas que han sido adiestradas acerca de cómo la empresa protege los datos personales; y
  • Reportar intentos sospechosos de obtener información del cliente al personal designado.
• Periódicamente, recordarles a todos los empleados la política de su empresa y el requisito legal de mantener la información del cliente segura y confidencial. Por ejemplo, considere publicar recordatorios acerca de su responsabilidad de seguridad en áreas donde se almacena información del cliente, como salas de archivos.
• Desarrollar políticas para los empleados que trabajan a distancia. Por ejemplo, considere si los empleados deben tener acceso a los datos del cliente o cómo acceder a ellos en casa. Además, requiera que los empleados que usan computadoras personales para almacenar o acceder a los datos de los clientes, usen protecciones contra virus, spyware y otras intrusiones no autorizadas.
• Imponer medidas disciplinarias por violaciones a la política de seguridad.
• Evitar que los empleados despedidos accedan a la información del cliente al desactivar inmediatamente sus contraseñas y nombres de usuario y tomando otras medidas apropiadas.
• Todos los empleados dentro de la oficina de un profesional de impuestos deben familiarizarse con las regulaciones de la FTC y las publicaciones y sitios web del IRS que ayudarán a aumentar la conciencia de seguridad.

Para mejorar la concienciación acerca de la seguridad de datos por parte de todos los profesionales de impuestos, el IRS realizará un seminario en línea el próximo 26 de septiembre. La atención se centrará en los mismos temas que esta serie: "Proteja a sus clientes; protéjase a sí mismo: Seguridad de Impuestos 101". Aunque los preparadores de impuestos serán elegibles para un crédito de CPE, el IRS da la bienvenida a los profesionales de impuestos y sus empleados. Proteger la información del contribuyente es trabajo de todos.

La Cumbre de Seguridad les recuerda a los preparadores de impuestos que deben tener un plan de seguridad de datos escrito, como lo exige la Comisión Federal de Comercio y su Regla de Protección. También pueden obtener ayuda con las recomendaciones de seguridad en la Publicación 4557 del IRS, Protección de datos del contribuyente revisada recientemente, y la Información de Seguridad para Pequeñas Empresas: Lo básico del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología.

Fuente: IRS

Alfredo Gaxiola ha trabajado en numerosos casos de problemas relacionados con el IRS y se ha establecido exitosamente con este mismo para liberar embargos sobre casas, cuentas bancarias y salarios y, en caso necesario, para establecer un plan de pago en cuotas que no sea una carga para el cliente. Ha dirigido apelaciones ante el Tribunal Fiscal de los EE.UU. y ha obtenido resoluciones favorables en la reducción de la deuda tributaria de sus clientes. El Sr. Gaxiola se desempeñó como Tesorero de la Cámara de Empresarios Latinos, una de las mayores y más sólidas organizaciones de hispanos en la ciudad de Houston. Además, ha dirigido seminarios financieros y contables para el "Houston Small Business Development Corporation".

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