El IRS insta a los empleadores a elegir cuidadosamente al seleccionar un proveedor de servicios de nómina

Preparación de nómina en Houston

El uso de una empresa o grupo de buena reputación puede proteger a los empleadores del fraude; las opciones incluyen PSP, RA y CPEO

IRS recordó hoy a los empleadores que elijan cuidadosamente a sus proveedores de servicios de nómina debido a las continuas preocupaciones de que algunas organizaciones de mala reputación pueden no depositar los impuestos sobre la nómina, dejando a las empresas vulnerables a las facturas impagas.

Muchos empleadores subcontratan su nómina y las obligaciones fiscales relacionadas a terceros. Esto agiliza las operaciones comerciales mediante la recaudación y el depósito oportuno de impuestos sobre la nómina en nombre del empleador y la presentación de las declaraciones de impuestos sobre la nómina requeridas ante las autoridades estatales y federales.

"Una empresa que hace todo lo demás correctamente puede encontrar repentinamente en duda su futuro si es víctima de un tercero sin escrúpulos que no realiza los depósitos de nómina y retención requeridos", dijo el comisionado del IRS Chuck Rettig. "Queremos alentar a todos los empleadores a comprender sus obligaciones y elegir sabiamente cuando se trata de seleccionar un servicio de nómina confiable para llevar a cabo esta función crítica. Esto es especialmente importante en este momento, ya que las empresas enfrentan desafíos únicos debido a la pandemia".

Aunque la mayoría de estas empresas brindan un servicio de calidad, desafortunadamente hay algunas que no se preocupan por los mejores intereses de sus clientes. Cada año, algunos de estos terceros no remiten los impuestos sobre la nómina que les han sido encomendados y cierran sus puertas abruptamente. El daño golpea duramente a sus clientes desprevenidos.

"La mayoría de los servicios de nómina de terceros hacen un buen trabajo al ayudar a las pequeñas empresas a cumplir con sus plazos y obligaciones de nómina", dijo Eric Hylton, Comisionado de la División de Pequeñas Empresas / Trabajadores Independientes. "Pero cada año, algunos empleadores son víctimas de terceros sin escrúpulos que no envían al IRS los impuestos que se les han confiado. Estamos atentos a la búsqueda de estos terceros, pero con demasiada frecuencia sus clientes, los empleadores, quedan en el anzuelo. El IRS quiere que todos los empleadores tomen las medidas necesarias para protegerse ".

Al igual que los empleadores que manejan sus propias obligaciones de nómina, los empleadores que subcontratan esta función siguen siendo legalmente responsables en la mayoría de los casos de todos los impuestos sobre la nómina adeudados. Esto incluye cualquier impuesto federal sobre la renta retenido, así como la participación del empleador y del empleado en los impuestos del Seguro Social y Medicare. Esto es cierto incluso si el empleador reenvía los importes de impuestos a un tercero para que realice los depósitos o pagos requeridos.

Un arreglo de terceros que puede reducir este riesgo es la organización profesional de empleadores certificada (CPEO). A diferencia de otros terceros, en la mayoría de las circunstancias, el CPEO es el único responsable de pagar los impuestos sobre la nómina del cliente, presentar declaraciones y realizar depósitos y pagos de los impuestos declarados con respecto a los salarios y otras compensaciones que paga a sus empleados. Puede encontrar más información sobre los CPEO en IRS.gov.

Otros terceros, como los proveedores de servicios de nómina (PSP) y los agentes informadores (RA), también pueden ser adecuados para muchos empleadores. Un agente informador es un PSP que ha informado al IRS de su relación con su cliente (a través del Formulario 8655, Autorización del agente informante , firmado por el cliente). Un agente informador debe depositar los impuestos de su cliente a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales y está autorizado a intercambiar información con el IRS en nombre de su cliente, por ejemplo, para resolver un problema.

Para obtener una descripción general de cómo las funciones y obligaciones de los PSP, los agentes informadores y los CPEO difieren entre sí, consulte el Cuadro de acuerdos de terceros en IRS.gov.

"Los empleadores deben recordar estar atentos y actuar con la debida diligencia para ayudar a protegerse a sí mismos ya sus empleados de que un proveedor de servicios de nómina no cumpla con lo que exige la ley", dijo Rettig.

"La Investigación Criminal del IRS se compromete a investigar a todos los criminales fiscales, especialmente a los profesionales que tienen responsabilidades fiduciarias y violan la confianza de sus clientes", dijo Don Fort, Jefe de Investigación Criminal del IRS. "Aquellas partes que violen esa confianza pueden ir a la cárcel, pero los problemas de los empleadores defraudados apenas están comenzando. No hay sustituto para la diligencia continua para asegurar que algo tan importante se haga bien. Sus empleados cuentan con usted".

El IRS insta a los empleadores a tomar una serie de medidas para protegerse de terceros sin escrúpulos.

• Inscríbase en el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales y asegúrese de que el PSP o el Agente de Informes utilice EFTPS para realizar depósitos de impuestos. El EFTPS, disponible gratuitamente en el Departamento del Tesoro, brinda a los empleadores un acceso en línea seguro y fácil a su historial de pagos cuando se realizan depósitos con su Número de identificación de empleador, lo que les permite monitorear si su PSP o RA está cumpliendo adecuadamente con sus responsabilidades de depósito de impuestos. También les da la opción de hacer ellos mismos los depósitos perdidos, así como de pagar otros impuestos individuales y comerciales electrónicamente, ya sea en línea o por teléfono. Para inscribirse o para obtener más información, llame al número gratuito 800-555-4477 o visite www.eftps.gov(el enlace es externo).
• Los agentes informantes deben depositar los impuestos de los clientes a través de EFTPS y, con excepciones limitadas, presentar electrónicamente las declaraciones de impuestos. También están obligados a proporcionar a los clientes una declaración escrita que le recuerde al empleador que él, y no el agente informante, es el responsable último de la presentación oportuna de las declaraciones y el pago de impuestos. Esta declaración debe proporcionarse al celebrar un contrato con el empleador y al menos trimestralmente después de eso. Para obtener más información, consulte Archivo de agentes denunciantes en IRS.gov.
• Abstenerse de sustituir la dirección del tercero por la dirección del empleador. Aunque los empleadores pueden hacer o aceptar tal cambio, el IRS recomienda que un empleador continúe usando su propia dirección como la dirección registrada en la agencia tributaria. Hacerlo asegura que el empleador continuará recibiendo facturas, avisos y otra correspondencia relacionada con la cuenta del IRS. También brinda a los empleadores una forma de monitorear al tercero y detectar fácilmente cualquier desviación indebida de fondos.

Comuníquese con el IRS sobre cualquier factura o aviso y hágalo lo antes posible. Esto es especialmente importante si se trata de un pago que el empleador cree que fue realizado o debería haber sido realizado por un tercero. Llame al número que figura en la factura, escriba a la oficina del IRS que envió la factura, comuníquese con la línea directa de impuestos comerciales del IRS al 800-829-4933 o visite una oficina local del IRS. Consulte los Avisos de declaraciones de impuestos vencidas en IRS.gov para obtener más información.

Fuente: IRS

Alfredo Gaxiola ha trabajado en numerosos casos de problemas relacionados con el IRS y se ha establecido exitosamente con este mismo para liberar embargos sobre casas, cuentas bancarias y salarios y, en caso necesario, para establecer un plan de pago en cuotas que no sea una carga para el cliente. Ha dirigido apelaciones ante el Tribunal Fiscal de los EE.UU. y ha obtenido resoluciones favorables en la reducción de la deuda tributaria de sus clientes. El Sr. Gaxiola se desempeñó como Tesorero de la Cámara de Empresarios Latinos, una de las mayores y más sólidas organizaciones de hispanos en la ciudad de Houston. Además, ha dirigido seminarios financieros y contables para el "Houston Small Business Development Corporation".

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