Cuentas por Cobrar

Información General sobre las Cuentas por Cobrar

Una cuenta por cobrar se documenta a través de una factura, que usted es responsable de emitir para el cliente a través de un procedimiento de facturación.

La factura se describen los bienes o servicios que ha vendido al cliente, la cantidad que le debe (incluyendo impuestos de ventas y los gastos de transporte), y cuando se supone que debe pagar usted.

Si está operando bajo la base contable de efectivo, sólo se registran las transacciones en sus registros contables (que luego son compilados en los estados financieros) cuando el efectivo está bien pagado o recibido.

Si está operando bajo el principio de devengo más ampliamente utilizado de la contabilidad, usted registrar las transacciones, independientemente de cualquier cambio en efectivo. Este es el sistema en el que se graba una cuenta por cobrar.

Vamos a ilustrar estos conceptos a continuación.

Grabación de ventas de servicios a crédito
Cuando usted vende servicios a un cliente, que normalmente crea una factura en su software de contabilidad, que crea automáticamente una entrada para acreditar la cuenta de ventas y debitar las cuentas de cuenta por cobrar. Cuando el cliente paga la factura más adelante, usted debitar la cuenta de efectivo y crédito a las cuentas de cuenta por cobrar.

Grabación de ventas de bienes a crédito
Si se va a vender productos a un cliente a crédito, entonces no sólo tendrías que registrar la venta y cuenta relacionada cobrar (como fue el caso de la venta de servicios), pero usted también registrar la reducción de inventario que se vendió para el cliente, que luego aparece en el costo de los bienes vendidos gasto. Esta transacción tarde reduce el inventario de activos en el balance general y aumenta los gastos en la cuenta de resultados.

Contabilización de mala deuda
Si usted vende a crédito, los clientes de vez en cuando no pueda pagar, en cuyo caso se deben cobrar la cuenta por cobrar a gastos como una mala deuda. La mejor manera de hacerlo es estimar la cantidad de deudas incobrables que crees que va finalmente surgir y devengará un gasto para que al final de cada período de presentación de informes. El débito es a la cuenta de gastos por créditos fallidos, lo que provoca un gasto que aparezca en la cuenta de resultados. El crédito es la provisión para deudas malas cuenta, que es una cuenta de reserva que aparece en el balance general. Más tarde, cuando una factura específica es claramente identificable como una deuda incobrable, se elimina la cuenta por cobrar con un crédito, y reducir la reserva con una tarjeta de débito.

Contabilización de primeros Descuentos de pago
Si usted ofrece a los clientes un descuento si pagan temprano y se aprovechan de la oferta, entonces van a pagar una cantidad menor que el total de la factura. Es necesario eliminar este saldo por cobrar a la cuenta de descuentos en las ventas, que aparecerá en el estado de resultados como una reducción de beneficios.

El envejecimiento de Cuentas por Cobrar
Todas las cuentas pendientes por cobrar se compilan en las cuentas por cobrar de informes de envejecimiento, que se estructura típicamente para mostrar las facturas que están al día, vencidos por 0 a 30 días, por 31 a 60 días, 61 a 90 días, o más de 90 días. Este informe se utiliza para derivar la provisión para insolvencias, y es también una herramienta clave del departamento de colecciones, que lo utiliza para determinar qué facturas están suficientemente atrasada para exigir medidas de seguimiento.

Cuentas por cobrar Reconciliación
El informe de las cuentas por cobrar envejecimiento detalla todas las cuentas por cobrar en el sistema de contabilidad, por lo que su total debe coincidir con el saldo final de las cuentas por cobrar cuenta del libro mayor. El personal de contabilidad debe reconciliar los dos como parte del proceso de cierre del período. Si hay una diferencia entre el total de informe y el saldo del libro mayor, la diferencia es probable que haya una entrada de diario que se hizo en contra de la cuenta del libro mayor, en lugar de ser registrada como una nota de crédito formal o nota de cargo que aparecería en el informe de envejecimiento.

Fuente: accountingtools

Alfredo Gaxiola ha trabajado en numerosos casos de problemas relacionados con el IRS y se ha establecido exitosamente con este mismo para liberar embargos sobre casas, cuentas bancarias y salarios y, en caso necesario, para establecer un plan de pago en cuotas que no sea una carga para el cliente. Ha dirigido apelaciones ante el Tribunal Fiscal de los EE.UU. y ha obtenido resoluciones favorables en la reducción de la deuda tributaria de sus clientes. El Sr. Gaxiola se desempeñó como Tesorero de la Cámara de Empresarios Latinos, una de las mayores y más sólidas organizaciones de hispanos en la ciudad de Houston. Además, ha dirigido seminarios financieros y contables para el "Houston Small Business Development Corporation".

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