Uso de proveedores de servicios de nómina por parte de los empleadores

Preparación de nómina en Houston

El Servicio de Impuestos Internos quiere que los empleadores comprendan sus opciones cuando se trata de elegir proveedores de servicios de nómina.

Los empleadores son responsables de retener y pagar los impuestos sobre la nómina y de presentar las declaraciones requeridas. Muchos empleadores subcontratan parte o la totalidad de su nómina y las obligaciones tributarias relacionadas a terceros. Estas organizaciones de terceros pueden ayudar a los empleadores a cumplir con los plazos de presentación y los requisitos de depósito y agilizar en gran medida las operaciones comerciales.

Los empleadores deben saber que, según el tipo de tercero que contraten, pueden o no seguir siendo responsables del pago del impuesto sobre la renta retenido y de las porciones del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social, Medicare y Medicare adicional.

A continuación, se muestran algunos tipos de proveedores externos:

• Proveedor de servicios de nómina
• Agente informante
• Agente de la Sección 3504
• Organización profesional de empleadores
• Organización de empleadores profesionales certificada

Proveedores de servicios de nómina

Un proveedor de servicios de nómina (PSP) es un tercero que puede ayudar a un empleador a administrar las obligaciones de impuestos sobre nómina y empleo. Un empleador puede celebrar un acuerdo con un PSP donde el empleador autoriza al PSP a realizar uno o más de los siguientes actos en nombre del empleador:

• Prepare los cheques de pago para los empleados del empleador.
• Prepare los Formularios 940, Declaración de impuestos federal anual de desempleo (FUTA), y 941, Declaración de impuestos federal TRIMESTRAL del empleador, utilizando el EIN del empleador para que el empleador lo firme.
• Presente los formularios 940 y 941 utilizando el EIN del empleador.
• Realice depósitos de impuestos federales y pagos de impuestos federales por los impuestos declarados en los Formularios 940 y 941 utilizando el EIN del empleador.
• Prepare el Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos, y presente y proporcione los Formularios W-2, Declaración de salarios e impuestos, para los empleados del empleador utilizando el EIN del empleador.
• El uso de un PSP por parte de un empleador no libera al empleador de sus obligaciones de impuestos sobre la nómina ni de su responsabilidad por los impuestos sobre la nómina. Este tipo de tercero no asume ninguna de las obligaciones fiscales del empleador.

Agente informante

Un agente informador (RA) es un PSP que ha informado al IRS de su relación con su cliente (a través del Formulario 8655, Autorización del agente informante , firmado por el cliente). Un empleador puede celebrar un acuerdo con un RA donde el empleador autoriza al RA a realizar cualquiera o todos los actos que puede realizar un PSP. Las diferencias entre un RA y un PSP incluyen que el RA generalmente debe enviar electrónicamente cualquier declaración que presente en nombre de su cliente y depositar electrónicamente los impuestos de su cliente. Además, un RA está autorizado a intercambiar información con el IRS en nombre de su cliente, como para resolver un problema.

Como es el caso de los PSP, el uso de un agente informador por parte de un empleador no lo exime de sus obligaciones fiscales ni de su responsabilidad por los impuestos laborales. Un agente informador no asume ninguna de las obligaciones fiscales del empleador.

Agentes de la Sección 3504

Un agente de la Sección 3504 es un tipo de tercero pagador autorizado bajo la Sección 3504 del Código de Rentas Internas. Un empleador puede nombrar a un agente de la Sección 3504 para realizar actos tales como la retención, declaración y pago de impuestos federales sobre el empleo con respecto a los salarios pagados agente del empleador, así como los propios empleados del agente. Una diferencia significativa entre los PSP o agentes informadores y los agentes de la Sección 3504 es que este último acepta asumir la responsabilidad junto con el empleador por las responsabilidades del empleador en materia de Seguridad Social, Medicare y retención de impuestos federales sobre la renta. Un agente designado bajo el Formulario 2678 presenta declaraciones agregadas (e-file o en papel) utilizando el EIN del agente. El IRS puede tratar de cobrar cualquier impuesto sobre la nómina no pagado tanto del empleador como del agente de la Sección 3504 que fue designado y autorizado para pagar dichos impuestos.

Organización profesional de empleadores

Una organización de empleadores profesionales (PEO) es una entidad comercial que contratará a los clientes para realizar algunas o todas las funciones de retención, presentación de informes y pago de impuestos federales sobre el empleo relacionadas con los trabajadores que prestan servicios para el cliente. El PEO cobra al cliente un porcentaje de la nómina u otra tarifa por los servicios que brinda.

Un PEO puede representarse a sí mismo como el empleador o co-empleador de las personas que prestan servicios a los clientes. Sin embargo, las reglas establecidas en el Código de Rentas Internas y las regulaciones aplicables determinan qué parte es responsable de los impuestos sobre la nómina, y el Servicio no está obligado por ningún acuerdo entre un empleador y un tercero.

Organización de empleadores profesionales certificada

Una organización profesional de empleadores certificada (CPEO) es una entidad certificada por el IRS para realizar funciones de retención, presentación de informes y pago de impuestos federales sobre el empleo relacionadas con los salarios que paga a los trabajadores que prestan servicios a sus clientes. Según un contrato entre un cliente y un CPEO, el CPEO paga los salarios a los trabajadores del cliente y es responsable de retener, informar y pagar los impuestos federales sobre el empleo.

Un CPEO usa el Formulario 8973, Organización de Empleadores Profesionales Certificados / Acuerdo de Informe del Cliente, para notificar al IRS que un contrato entre un CPEO y un cliente ha comenzado o terminado. Un CPEO presenta declaraciones agregadas utilizando el EIN del CPEO. Generalmente, el CPEO es el único responsable de pagar los impuestos sobre la nómina de los clientes, presentar declaraciones y realizar depósitos y pagos de los impuestos declarados con respecto a la remuneración que paga a los empleados del lugar de trabajo. Tanto un CPEO como su cliente pueden ser responsables de los impuestos sobre la remuneración que el CPEO paga a los empleados que no trabajan en el lugar de trabajo. Puede encontrar más información sobre la definición de estos empleados en la sección uno del Procedimiento de ingresos 2017-14 (PDF).

Fuente: IRS

Alfredo Gaxiola ha trabajado en numerosos casos de problemas relacionados con el IRS y se ha establecido exitosamente con este mismo para liberar embargos sobre casas, cuentas bancarias y salarios y, en caso necesario, para establecer un plan de pago en cuotas que no sea una carga para el cliente. Ha dirigido apelaciones ante el Tribunal Fiscal de los EE.UU. y ha obtenido resoluciones favorables en la reducción de la deuda tributaria de sus clientes. El Sr. Gaxiola se desempeñó como Tesorero de la Cámara de Empresarios Latinos, una de las mayores y más sólidas organizaciones de hispanos en la ciudad de Houston. Además, ha dirigido seminarios financieros y contables para el "Houston Small Business Development Corporation".

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