Los 11 mejores consejos de contabilidad para pequeñas empresas para ahorrarle tiempo y dinero

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1. Gastos comerciales y personales separados

Tener una cuenta bancaria comercial dedicada para cheques y ahorros le ahorra valiosas horas de trabajo cuando llega el momento de contar los gastos comerciales deducibles. Desde el principio, acostúmbrese a usar diferentes cuentas bancarias para compras comerciales y personales. Si está aportando capital a su empresa con sus activos personales, asegúrese de documentar claramente la contribución.

Mantener una cuenta bancaria comercial dedicada y una tarjeta de crédito comercial también lo ayudará a limitar la exposición legal a las deudas comerciales si tiene una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una corporación.

En general, no puede deducir gastos personales en una declaración de impuestos comercial. Si usa la propiedad tanto para uso comercial como personal, como un automóvil o una oficina en el hogar, entonces la parte del tiempo que usa la propiedad para el negocio es deducible. De lo contrario, no se permite deducir gastos personales en una declaración de impuestos comerciales. La multa puede ser tan alta como el 75% del monto del impuesto adicional adeudado.

2. Seguimiento de todos los gastos

Etiquete y categorice cada gasto y realice un seguimiento de su flujo de caja para asegurarse de que puede maximizar las cancelaciones y los créditos fiscales. Los dólares se acumulan rápidamente y puede quedarse sin dinero fácilmente. Use sus tarjetas de crédito comerciales para todas las compras y no terminará con una billetera llena de recibos en papel para clasificar. Esto también significa que puede ganar recompensas y reembolsos en efectivo por sus gastos. El software de contabilidad también almacenará copias de cheques y facturas que haya pagado. Cuando el dinero en efectivo es su única opción, archive copias digitales de los recibos en su software de contabilidad. Su método de contabilidad elegido afectará cuándo registrar gastos e ingresos.

3. Registre con precisión los ingresos

Los préstamos, los ingresos por ventas y otras inyecciones de efectivo son fáciles de perder de vista, pero debe controlar todo el flujo de efectivo entrante. Si no lo hace, podría terminar pagando menos de sus impuestos y eso puede conducir a multas evitables del IRS. Al igual que con los gastos, su método de contabilidad determinará exactamente cuándo registrar los ingresos.

4. Considere contratar a un profesional, aunque sea temporalmente

Contratar a un tenedor de libros o contador profesional, incluso por unas pocas horas a la semana o al mes, puede marcar una gran diferencia. El trabajo de un tenedor de libros y un contador se superponen, aunque un tenedor de libros se ocupa principalmente de registrar y clasificar los ingresos y los gastos. Un contador también puede declarar impuestos y ayudarlo con la planificación estratégica.

Un profesional mantendrá sus registros actualizados y ordenados, y un profesional está mejor equipado para conocer posibles tarifas, lagunas o deducciones fiscales adicionales para las que podría ser elegible. Comprender las diferentes disposiciones y requisitos del IRS puede ayudarlo a obtener ventajas fiscales y ahorrar tiempo. De hecho, el propietario promedio de una pequeña empresa puede generar alrededor de $ 320,000 en nuevos negocios anualmente al descargar las responsabilidades contables a un profesional. Solo asegúrese de que cuando contrate a un contador, le hable de una manera que pueda entender.

5. Automatice las prácticas contables con software de contabilidad

El software de contabilidad es una gran herramienta para prácticamente cualquier pequeña empresa. Puede usarlo por su cuenta o dar acceso seguro a su tenedor de libros o contador, en caso de que decida contratar uno. QuickBooks es el software de contabilidad más conocido, aunque ahora también hay varios competidores más pequeños. Debería poder vincular su cuenta bancaria o tarjeta de crédito a cualquier buen software de contabilidad. Luego, el software hará un seguimiento de sus ingresos y gastos, los categorizará, le permitirá enviar y pagar facturas y generar informes. QuickBooks incluso tiene un programa ProAdvisor para ayudarlo a encontrar un experto local de QuickBooks si es necesario.

6. Dedica tiempo a actualizar tus libros

Bloquee el tiempo semanal en su calendario para ordenar el papeleo necesario y evite que se acumulen los recibos y las cuentas por cobrar facturadas. Asegúrate de ceñirte al tiempo que has reservado. Esto puede ahorrarle mucho trabajo de recuperación a medida que se acerca la temporada de impuestos. El software de contabilidad, como QuickBooks, puede ahorrarle tiempo al categorizar automáticamente los ingresos y los gastos y al conciliar sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito.

7. Manténgase al tanto de los costos laborales

Los empleados que pagan, incluido usted mismo, pueden representar hasta el 70% del presupuesto total de una empresa. Tome nota de las horas extra, las ventajas y otros beneficios que ofrece para evitar que se pague de más o de menos. Su contador o software de contabilidad también debería poder ayudarlo a calcular y pagar sus impuestos sobre la nómina, que tienen reglas y plazos diferentes a los impuestos sobre la renta.

8. Espere gastos importantes

Las actualizaciones de computadoras, el reemplazo de equipos y los plazos de impuestos no deberían ser una sorpresa. Los gastos de capital más grandes a menudo surgen durante los meses más lentos, así que planifique con anticipación para evitar una escasez de efectivo. La buena noticia es que una disposición del IRS llamada Sección 179 le permite deducir hasta $1 millón de propiedad y equipo comercial en el año de compra, en lugar de depreciar el equipo año tras año. [3] Entonces, incluso si ahora sientes la necesidad de hacer grandes compras, podrías beneficiarte de exenciones de impuestos más adelante.

9. Mantener registros de inventario

El robo le cuesta a las empresas de los EE. UU. $ 50 mil millones cada año y puede arruinar sus libros. [4] Evite extraviar o robar la mercancía anotando las fechas de compra, los números de existencias, los precios de compra, las fechas de venta y los precios de venta. Cuanto más organizado, mejor. Puede comprar un software de administración de inventario independiente para ayudarlo con esta tarea, o muchos programas de contabilidad se integran con las herramientas de administración de inventario.

10. Seguimiento de facturas y cuentas por cobrar

El hecho de que haya enviado una factura no significa que se le pagará. Evite pagar en exceso los impuestos y las horas dedicadas a revisar su cuenta de ingresos y la lista de cuentas por cobrar volviendo a los proveedores que le deben dinero. Envíe las facturas justo después de un trabajo para aumentar las posibilidades de pago puntual y haga un seguimiento con recordatorios amistosos a medida que se acerca la fecha límite. Incluso puede ofrecer descuentos por pago anticipado para incentivar a sus clientes a pagar rápidamente. Aceptar pagos en línea y usar un software de contabilidad basado en la nube también puede ayudarlo a automatizar este proceso.

11. Crea proyecciones financieras para años futuros

Incluso si su negocio es financieramente sólido hoy, desea asegurarse de que las cosas se mantengan positivas. Usando proyecciones e informes financieros, como un análisis de tamaño común o un estado general de pérdidas y ganancias, puede estimar dónde estará su empresa el próximo año e incluso dos o tres años más adelante. Las proyecciones financieras pueden ayudarlo a determinar dónde invertir los ingresos comerciales y si necesitará comenzar a solicitar un préstamo comercial y cuándo.

La previsión financiera puede ser complicada porque debe averiguar cómo pueden cambiar los gastos debido a las fuerzas naturales (por ejemplo, la inflación), así como a las decisiones de sus clientes. Lo mismo es cierto para los ingresos, donde tendrá que tener en cuenta los aumentos de precios y la cantidad de clientes que generará el marketing cada año. Sentarse con su contador o usar un software de contabilidad son las mejores formas de desarrollar proyecciones financieras realistas.

📞(281) 861-7718 | 📍4654 Hwy 6, Houston, TX 77084

Fuente: fundera

Alfredo Gaxiola ha trabajado en numerosos casos de problemas relacionados con el IRS y se ha establecido exitosamente con este mismo para liberar embargos sobre casas, cuentas bancarias y salarios y, en caso necesario, para establecer un plan de pago en cuotas que no sea una carga para el cliente. Ha dirigido apelaciones ante el Tribunal Fiscal de los EE.UU. y ha obtenido resoluciones favorables en la reducción de la deuda tributaria de sus clientes. El Sr. Gaxiola se desempeñó como Tesorero de la Cámara de Empresarios Latinos, una de las mayores y más sólidas organizaciones de hispanos en la ciudad de Houston. Además, ha dirigido seminarios financieros y contables para el "Houston Small Business Development Corporation".

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