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Preparación de nómina

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La preparación de la nómina implica una serie de cálculos básicos para determinar el salario base de cada empleado, así como las deducciones por impuestos estatales y federales, y las contribuciones de los empleados a los fondos de jubilación y planes de seguro médico. Esta información luego se transfiere a los cheques individuales de los empleados, así como también a los registros de la compañía que facilitan el proceso de seguimiento de la información para los informes fiscales y financieros internos y externos. Desarrollar un sistema de nómina integral y fácil de usar simplificará su vida cuando llegue el momento de llenar nuestros formularios de impuestos trimestrales y anuales. También le proporcionará información clara y útil para comprender las actividades financieras de su empresa.

1. Calcule el salario base de cada empleado multiplicando el número de horas trabajadas para los asalariados, o refiriéndose a los niveles salariales para los empleados asalariados. Si usa software de nómina, su programa hará estos cálculos por usted. Pague a los empleados asalariados que trabajan más de 40 horas por semana una vez y media su tasa de pago base para cualquier hora extra.

2. Calcule las deducciones estatales y federales de cada empleado. Use las tablas de impuestos federales o el método porcentual para determinar la retención del impuesto federal sobre la renta y calcule las retenciones del Seguro Social y Medicare multiplicando el salario base por .0565 a partir de 2012. Calcule el impuesto estatal sobre la renta de acuerdo con las tasas impositivas específicas de su estado. Reste los montos de retención del salario bruto de cada empleado. También reste los montos de otras deducciones de nómina, como las contribuciones de los empleados a planes de seguro de salud o fondos de jubilación. Prepare los cheques de pago que muestren claramente la información que ha utilizado para calcular el salario neto de cada empleado, incluidas las horas regulares y extraordinarias, y las retenciones de impuestos y seguros.

3. Siga la información de nómina y pague los impuestos de nómina a tiempo. Separe las cantidades que ha retenido de los cheques de los empleados de los fondos comerciales generales, ya sea depositándolos en una cuenta bancaria separada hasta que sea el momento de remitirlos, o mantenga un total acumulado de lo que debe para no tratar este dinero como capital operativo regular. Realice depósitos de impuestos federales de acuerdo con el cronograma de depósitos que le proporciona el IRS, de acuerdo con su volumen de nómina. Complete los formularios estatales de impuestos sobre nómina trimestralmente.

4. Use la información de nómina en la contabilidad de su empresa para evaluar la rentabilidad y la salud financiera de su empresa. Divida la información de nómina relativa a diferentes tareas y departamentos. Por ejemplo, si es dueño de una tienda minorista, haga un seguimiento de la cantidad que gasta en la nómina del departamento de carnes, en comparación con la cantidad que gasta en el departamento de productos agrícolas. Compare estos montos con los ingresos de cada departamento para evaluar la rentabilidad de cada sección.

Póngase en contacto con nuestro equipo y vea los muchos beneficios de tener un Contador Público Certificado en su equipo.

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